Portaria PGE 038 - 27/05/2021

PORTARIA Nº 038  DE 27 DE MAIO DE 2021

Regulamenta a tramitação de processos administrativos eletrônicos no âmbito da Procuradoria Consultiva.

O PROCURADOR GERAL DO ESTADO, no exercício de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a instituição obrigatória do processo administrativo eletrônico, via Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional, bem como das empresas públicas e sociedades de economia mista dependentes do Tesouro Estadual, na forma do Decreto nº 45.157, de 23 de outubro de 2017;

CONSIDERANDO a Portaria SAD nº 123, de 22 de janeiro de 2020, que dispõe sobre orientações uniformes de utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI PERNAMBUCO a todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual; e

CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar os procedimentos relativos à autuação, instrução e gestão dos processos administrativos eletrônicos que tramitam na Procuradoria Consultiva através do Sistema Eletrônico de Informações – SEI PERNAMBUCO,

RESOLVE:

Art. 1°. Para os efeitos desta Portaria consideram-se:

I – Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico, dentro do editor do Sistema Eletrônico de Informações – SEI PERNAMBUCO ou em outro sistema eletrônico externo;

II – Documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III – Árvore de documentos: conjunto de documentos eletrônicos que compõe o tipo de processo no SEI PERNAMBUCO;

IV - Processo administrativo eletrônico: conjunto de documentos digitais, preferencialmente nato-digitais, ordenados em atos processuais relacionados entre si, de interesse do servidor ou da Administração, registrados e disponibilizados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI PERNAMBUCO, para análise e manifestação;

V – Juntada de Documento: ato de incluir eletronicamente, nos autos, documentos digitais;

VI – Cancelamento de documento: ato de tornar sem efeito documento digital de um processo eletrônico, por desatualização ou mediante justificação expressa, ficando inacessível, embora ainda exibido na árvore de documentos com marcação própria;

VII – Exclusão de documento: retirada de documento ainda não assinado ou não publicizado, que deixa de ser exibido na árvore de documento e não poderá ser recuperado;

VIII - Relacionamento de processos: associação de um ou mais processos entre si, sempre que necessário, para facilitar a busca de informações.

 IX - Anexação de processos: processos pertencentes a um mesmo Interessado ou que tratem do mesmo assunto e que devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

Art. 2º. Cabe ao órgão ou entidade da Administração Pública Estadual responsável pelo encaminhamento do processo administrativo à Procuradoria Geral do Estado produzir ou juntar os documentos digitais que integram o processo eletrônico em ordem cronológica, observando-se o seguinte:

I- exposição clara e objetiva dos fatos e informações;

II-identificação do servidor responsável pela informação/despacho/pronunciamento, mediante assinatura, que deverá ser eletrônica quando se tratar de documento nato-digital;

III – exclusão ou cancelamento dos documentos desatualizados, substituídos ou tornados desnecessários à instrução do processo.

Parágrafo único. Nos documentos digitalizados a partir de base física, a assinatura deve estar legível e os dados relativos à data, cargo/função e unidade de lotação identificados, com rubrica em todas as páginas.

Art. 3º. Os documentos que compõem os processos administrativos eletrônicos deverão, preferencialmente, ser nato-digitais, produzidos diretamente no editor de texto do SEI PERNAMBUCO.

§ 1º Os documentos gerados receberão Número SEI e deverão ser indexados e nomeados, de modo a permitir sua identificação de acordo com o respectivo conteúdo.

§ 2º Sempre que possível os documentos nato-digitais do SEI PERNAMBUCO devem conter hiperlink para remissão a outros documentos e possuir formato editável e pesquisável por meio de ferramentas próprias do sistema.

Art. 4º. Os processos físicos ainda existentes nos órgãos e entidades da Administração Estadual deverão ser integralmente digitalizados, para fins de registro e disponibilização no SEI PERNAMBUCO, antes do direcionamento à Procuradoria Consultiva, observadas as seguintes diretrizes:

I – Os documentos digitalizados não devem ser inseridos em formato de compressão, salvo arquivos de áudios e vídeos, respeitado o limite de tamanho individual fixado na Portaria SAD nº 123/2021;

II – Os arquivos externos que ultrapassem 50 páginas, observado o limite de tamanho definido na Portaria SAD nº 123/2021, devem ser inseridos de forma particionada, identificando cada parte pelo nome, seguido do número da parte em relação ao número total de partes (Exemplo SEI xxx 1-2; SEI xxx 2-2);

III – Os documentos ou blocos de documentos digitalizados deverão ser identificados e nomeados de acordo com seu conteúdo;

IV – Os documentos devem ser digitalizados em arquivo de extensão PDF (Portable Document Format), com resolução mínima de 300dpi (dots per inch ou pontos por polegada) e utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável.

Parágrafo único. A autenticidade dos documentos digitalizados é de responsabilidade do órgão consulente, sem prejuízo da faculdade de a Procuradoria Consultiva solicitar a apresentação dos documentos originais, se assim entender necessário.

Art. 5º. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI PERNAMBUCO, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, devendo receber numeração manual sequencial e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI PERNAMBUCO.

Art. 6° A inclusão, modificação ou cancelamento de documentos no processo eletrônico, após a sua remessa à Procuradoria Consultiva, deverá ser acompanhado de despacho circunstanciado sobre as razões dessa alteração documental, sob pena de devolução liminar do processo ao órgão ou entidade de origem.

§ 1º Na juntada dos documentos, deve-se evitar a inclusão de versões em duplicidade, salvo quando se referirem a formatos distintos de arquivo - pdf e word.

§ 2º. Na hipótese de cancelamento, quando houver a substituição do documento por uma versão mais atualizada, a versão final deverá ser expressamente indicada no Ofício que encaminha o processo eletrônico para análise jurídico-formal da Procuradoria.

Art. 7º.  A classificação dos documentos eletrônicos, por nível de acesso, deverá obedecer aos critérios e diretrizes estabelecidos na Portaria SAD nº 123, de 22.01.2021.

Art. 8º. Nos processos de contratação em que tenha sido exarada cota ou despacho interno, com a solicitação de informações ou documentos adicionais, o cumprimento dessas diligências deverá ser verificado pela Assessoria Técnica de Apoio Jurídico do órgão de origem, a quem incumbe consolidar e sistematizar as respostas em nota técnica, com a indicação do número de cada documento técnico a que se referir.

Art. 9º. Os processos administrativos de contratação pública, para análise e chancela jurídico-formal, devem obrigatoriamente ser instruídos com a íntegra do procedimento licitatório original, incluída a etapa preparatória.

Parágrafo único. Na hipótese de tramitação de Termo Aditivo ao Contrato ou instrumento congênere, é obrigatória a autuação, na árvore de documento, do contrato original e de todos os aditamentos anteriores, admitida a anexação de processos em situações excepcionais que justifiquem a tramitação em expedientes apartados.

Art. 10. Os processos administrativos eletrônicos encaminhados à Procuradoria Consultiva sem todos os documentos de instrução descritos na Portaria PGE nº 22/2020 poderão ser devolvidos, liminarmente.

Art. 11. A secretaria da Procuradoria Consultiva poderá recusar processos e documentos que estiverem formalmente em desacordo com esta Portaria e com a Portaria SAD nº 123/2020, restituindo-os às unidades remetentes, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido produzidos e encaminhados pelo SEI PERNAMBUCO ou quando foram digitalizados fora dos parâmetros indicados.

Art. 12. As manifestações dos Procuradores do Estado integrantes da Procuradoria Consultiva que forem  elaboradas no sistema SAJ, inclusive o despacho complementar das Chefias, deverão conter a identificação do Número SEI PERNAMBUCO, devendo, após aprovação do Gabinete do Procurador Geral do Estado, ser exportadas e inseridas no processo eletrônico SEI. 

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Ernani Varjal Medicis Pinto

Procurador-Geral do Estado