Portaria Conjunta SAD/SCGE 32 - 16/03/2021

PORTARIA CONJUNTA SAD/SCGE Nº        32 , DE 16 DE MARÇO DE 2021.

A SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO e a SECRETÁRIA DA CONTROLADORIA-GERAL DO ESTADO,

CONSIDERANDO a necessidade de propiciar uma orientação uniforme para que os processos administrativos de apuração de responsabilidade no âmbito do Poder Executivo Estadual se desenvolvam com precisão e celeridade;

CONSIDERANDO que a Organização Mundial da Saúde - OMS classificou, em 11 de março de 2020, que o COVID-19, nova doença causada pelo novo coronavírus (denominado SARSCoV-2), é uma pandemia;

CONSIDERANDO, a declaração de situação anormal, caracterizada como “Estado de Calamidade Pública”, no âmbito do Estado de Pernambuco, em virtude da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do coronavírus, prevista no Decreto nº 48.833, de 20 de março de 2020, mantida até 30 de junho de 2021 pelo Decreto nº 49.959, de 16 de dezembro de 2020;

CONSIDERANDO o disposto no inciso LXXVIII do art. 5º da Constituição Federal, que assegura a razoável duração do processo judicial e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação;

CONSIDERANDO a necessidade de manter a prestação dos serviços públicos, visando evitar eventuais prejuízos ao Estado e aos seus jurisdicionados;

CONSIDERANDO a aplicação subsidiária do disposto nos artigos 15, caput  do art. 193 e § 3º do art. 236 da Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil), que dispõem sobre a possibilidade da prática de atos processuais por meio de videoconferência, inclusive, para a oitiva de partes e testemunhas;

CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de prosseguimento dos atos de instrução dos processos administrativos de apuração de responsabilidades em decorrência dos prazos administrativos e prescricionais,

RESOLVEM:

Art. 1º Poderão ser realizados, por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real, assegurados os direitos ao contraditório e à ampla defesa, os atos processuais em processos administrativos de apuração de responsabilidades, como a tomada de depoimentos, interrogatórios, acareações, investigações e demais diligências necessárias.

Parágrafo único. Os meios e recursos admitidos em direito e previstos no caput serão utilizados no intuito de garantir a adequada produção de provas, de modo a permitir a busca da verdade real dos fatos, visando, em especial, à proteção dos direitos dos administrados e ao melhor cumprimento dos fins da Administração.

Art. 2º Nos processos administrativos de apuração de responsabilidades, a decisão pela realização de audiência ou reunião por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real deverá:

I - assegurar a todos a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação; e

II – viabilizar, se for o caso, a participação do interessado, representante legal, procurador, depoente, técnico, perito ou outra parte do processo.

Art. 3º Em razão dos procedimentos previstos nesta Portaria Conjunta, poderá a Comissão Processante optar pela prática de atos híbridos (presenciais e/ou videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real) na condução dos processos administrativos de apuração de responsabilidades, inclusive naqueles cuja tramitação iniciou-se antes da declaração de emergência e calamidade de saúde pública decorrente da pandemia causada pelo novo coronavírus.

Art. 4º O Presidente da Comissão Processante notificará a pessoa a ser ouvida na data, horário e local em que será realizada a audiência por meio de videoconferência, observado-se o prazo de antecedência estabelecido em legislação específica, ou, subsidiariamente, o previsto no §2º do art. 26 da Lei nº 11.781, de 06 de junho de 2000.

§ 1º Nessa oportunidade serão solicitados os e-mails dos participantes da audiência.

§ 2º Em qualquer caso, a defesa será notificada, nos termos do caput, para acompanhar a realização do ato.

§ 3º Ao deliberar pelo horário da realização da audiência por meio de videoconferência, a Comissão Processante atentará para eventual diferença de fuso horário entre as localidades envolvidas.

Art. 5º A comissão poderá solicitar ao responsável pela unidade administrativa envolvida a designação de servidor para o exercício da função de secretário ad hoc.

§ 1º O secretário ad hoc desempenhará atividades de apoio aos trabalhos da comissão processante.

§ 2º O secretário ad hoc firmará termo de compromisso de sigilo que indicará a imposição legal no tocante ao sigilo e à reserva das informações que tiver o conhecimento em razão desta função.

Art. 6º Nas audiências e reuniões por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real, o registro audiovisual gerado, se houver, deverá ser juntado aos autos, sem necessidade de transcrição em ata, sendo disponibilizado à defesa o acesso ao seu conteúdo ou à respectiva cópia.

Art. 7º A audiência ou reunião presencial poderá ser integralmente gravada, mediante autorização de todos os participantes, em imagem e em áudio, em meio digital ou analógico, apensando-se a mídia aos autos e assegurando-se o acesso à defesa.

Parágrafo único. Deverá ser igualmente juntada ao processo a ata lavrada, a qual deverá conter o registro da mídia com a gravação autuada, da data e dos participantes do ato, sendo assinada pelos presentes, através do Sistema Eletrônico de Informações do Estado de Pernambuco – SEI, disponível no endereço eletrônico: https://sei.pe.gov.br

Art. 8º Para realização de audiências e reuniões por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real deverá ser empregada, preferencialmente, o sistema de webconferência “BigBlueButton” disponibilizado pela Agência de Tecnologia da Informação - ATI, através do endereço eletrônico www.videoconferencia.pe.gov.br ou outro software de videoconferência similar, observados os requisitos estabelecidos nesta Portaria Conjunta.

§ 1º O link gerado para realização da audiência deverá ser disponibilizado nos endereços de correio eletrônico dos participantes, previamente informados à Comissão, com antecedência mínima de 6h.

§ 2º O interessado, representante legal, procurador, depoente, técnico, perito e as demais partes do processo poderão participar da audiência ou reunião mediante computador, notebook, smartphone ou tablet, equipados com câmera, microfone, saída de áudio e acesso à internet.

§ 3º É de responsabilidade da parte mencionada no parágrafo anterior providenciar os recursos e instrumentos necessários para participação na audiência ou reunião.

Art. 9º No início da audiência ou reunião por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real, o Presidente da Comissão deverá informar:

I – ao interessado, representante legal, depoente, técnico, perito ou outra parte do processo sobre a necessidade de exibição para conferência de um documento oficial de identificação com foto;

II – aos advogados sobre a necessidade de exibição de sua carteira da Ordem dos Advogados do Brasil, bem como da procuração, caso esta não esteja nos autos;

III – que a audiência ou reunião será gravada, mediante autorização dos participantes presentes;

IV – que não será permitida a saída da sessão até seu encerramento;

V – da recomendação de somente ligar o microfone quando for se pronunciar;

VI – da possibilidade de formular perguntas diretamente à parte que esteja sendo ouvida; e

VII - que as câmeras dos dispositivos deverão permanecer ligadas durante a sessão/reunião, salvo nas situações que possam comprometer a finalidade do procedimento.

§ 1º Será concedida tolerância de 15 (quinze) minutos para comparecimento das partes e da comissão processante.

§ 2º No caso de haver falhas técnicas na transmissão de sons e imagens ou perda de conexão entre os participantes durante a videoconferência, a comissão decidirá a respeito da suspensão e continuidade do ato.

Art. 10 As comunicações referentes aos processos administrativos de apuração de responsabilidades que tramitam nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, quando não puderem ser realizadas por meio do sistema oficial do Estado para a gestão e trâmite de processos administrativos eletrônicos, o Sistema Eletrônico de Informação - SEI, ou quando a comunicação encaminhada por meio desse sistema seja fracassada, podem ser encaminhadas ou reencaminhadas, por meio de correio eletrônico institucional, aplicativos de mensagens instantâneas ou recursos tecnológicos similares, com perfil de usuário vinculado a número de telefone móvel funcional atribuído a servidor designado para a respectiva comissão processante, observadas as diretrizes e as condições estabelecidas nesta Portaria Conjunta.

Parágrafo único. Os recursos tecnológicos mencionados no caput podem ser utilizados para a realização de qualquer ato de comunicação processual, inclusive:

I - notificação prévia;

II - intimação de testemunha ou declarante;

III - intimação de investigado ou acusado;

IV - intimação para apresentação de alegações escritas e alegações finais; e

IV - citação para apresentação de defesa escrita.

Art. 11 O encaminhamento de comunicações processuais por meio de recursos tecnológicos pode ocorrer mediante mensagem para o endereço de correio eletrônico ou para o número de telefone móvel pessoal, seja funcional ou particular.

§1º As comunicações processuais direcionadas a entes privados podem ser encaminhadas para o endereço de correio eletrônico ou número de telefone móvel institucional.

§ 2º O interessado, o representante legal e o seu procurador constituído devem informar e manter atualizados o endereço de correio eletrônico e o número de telefone móvel para os fins previstos no caput.

§3º Quando não identificado endereço de correio eletrônico ou número de telefone móvel, funcional ou pessoal, devem ser utilizados os meios convencionais de comunicação dos atos processuais que assegurem a certeza de ciência da comunicação dos atos processuais.

§ 4º O interessado, o representante legal e o seu procurador constituído devem indicar o nome completo, a profissão ou função pública exercida, o endereço de correio eletrônico e o número de telefone móvel das testemunhas por ele indicadas.

Art. 12 A comunicação feita com o interessado, o seu representante legal, o seu procurador ou o terceiro, por meio de correio eletrônico ou aplicativo de mensagem instantânea, deve ocorrer na forma de mensagem escrita acompanhada de arquivo eletrônico do ato administrativo.

§ 1º O arquivo eletrônico deve estar preferencialmente em formato não editável.

§ 2º Tratando-se de comunicação com mais de uma página e que demande fragmentação em mais de um arquivo, as mídias devem ser devidamente identificadas, de modo a permitir sua leitura com observância da ordem cronológica da produção do documento original.

§ 3º Os anexos dos atos de comunicação poderão ser disponibilizados mediante indicação do endereço de acesso ou link ao documento armazenado em servidor online.

Art. 13 Os aplicativos de mensagem instantânea utilizados para comunicações processuais devem possuir as seguintes funcionalidades:

I - troca de mensagem de texto; e

II - troca de arquivos eletrônicos.

Art. 14 Enviada a mensagem pelo correio eletrônico ou pelo aplicativo de mensagem instantânea, informados ou confirmados pelo interessado, a confirmação do recebimento da comunicação se dará mediante:

I - a manifestação do destinatário;

II - a notificação de confirmação automática de leitura;

III - o sinal gráfico característico do respectivo aplicativo que demonstre, de maneira inequívoca, a ciência da comunicação por parte do destinatário; ou

IV - o atendimento da finalidade da comunicação.

Parágrafo único. A contagem de prazos terá início no primeiro dia útil que se seguir ao de qualquer das hipóteses constantes do caput deste artigo.

Art. 15 Na possibilidade de não ocorrer alguma das hipóteses do artigo anterior no prazo de 5 (cinco) dias, será considerada a ciência ficta da mensagem.

Art. 16 A comunicação processual deve ser incorporada aos autos, mediante a juntada da mensagem de correio eletrônico, de aplicativo de mensagem instantânea ou de termo nos quais constem o dia, o horário e o número de telefone que enviou e o número para o qual se enviou a comunicação, bem como o dia e o horário em que ocorreu a confirmação do recebimento da mensagem pelo destinatário, com imagem do ato, se houver.

Art. 17 Todas as formalidades necessárias para a concretização dos atos instrutórios e das comunicações observarão, no que couber, a legislação específica de cada processo administrativo de apuração de responsabilidade, e, subsidiariamente, ao disposto na Lei nº 11.781, de 2000, devendo as questões de ordem serem dirimidas pelo Presidente da comissão ou responsável pela condução do processo.

Art. 18 Cessada a situação de emergência e calamidade de saúde pública, decretada no Estado de Pernambuco em decorrência da pandemia causada pelo novo Coronavírus, o Governado do Estado decidirá pela manutenção do procedimento digital, na forma desta Portaria Conjunta.

Parágrafo único. A adoção dos procedimentos virtuais, videoconferência e demais recursos tecnológicos e de transmissão de sons e imagens, na instrução de processos administrativos de apuração de responsabilidades previstas nesta Portaria Conjunta não exclui a possibilidade ou necessidade de realização de qualquer outro ato presencial.

Art. 19 A Secretaria da Controladoria-Geral do Estado e a Secretaria de Administração podem editar normas complementares em conjunto para o cumprimento das disposições desta Portaria Conjunta.

Art. 20 Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

MARÍLIA RAQUEL SIMÕES LINS

Secretária de Administração

ÉRIKA GOMES LACET

Secretária da Controladoria Geral do Estado